La conservazione dei documenti, è una necessità ed è un servizio da parte dei professionisti a favore della parte committente. I documenti devono essere conservati per un determinato periodo di tempo. Il tempo di conservazione, in linea generale, va da un minimo di un anno a un massimo di venti anni.

Per i professionisti dell’area tecnica non esistono – norme deontologiche che prescrivano un tempo di conservazione della documentazione relativa agli incarichi svolti, diversamente dalla documentazione fiscale.
Esiste l’obbligo da parte del professionista, di consegnare al committente, quando quest’ultimo ne faccia richiesta, la documentazione relativa all’incarico, anche se è opportuno consegnarla comunque facendosi firmare una distinta con i documenti rilasciati in copia.
La consegna è obbligatoria per gli Ingegneri, ai sensi dell’art. 12.5 del vigente Codice deontologico “L’Ingegnere è tenuto a consegnare al committente i documenti dallo stesso ricevuti o necessari all’espletamento dell’incarico nei termini pattuiti, quando quest’ultimo ne faccia richiesta” e per gli Architetti, ai sensi dell’art. 33 del vigente Codice deontologico “Il Professionista è tenuto a consegnare al committente, quando quest’ultimo ne faccia richiesta, i documenti dallo stesso ricevuti, e può trattenerne copia” (non si fa quindi menzione dell’obbligo di consegnare gli elaborati, che tuttavia si ritiene in tutti i casi gravare sul professionista.
Non ci sono norme specifiche nei Codici deontologici dei Geometri, dei Geologi e dei Periti industriali.
Tale obbligo di restituzione inevitabilmente e correlativamente presuppone l’obbligo di conservazione dei documenti in archivio per tutto il tempo in cui il professionista è tenuto soddisfare la richiesta del committente alla loro restituzione.

Riguardo all’estensione temporale della conservazione, si premette che:
– non esiste una norma che disciplina l’obbligo di conservazione;
– in assenza di norme di settore specifico, i tempi di conservazione delle diverse tipologie di documenti variano a seconda del periodo di prescrizione dei relativi diritti;
– il rapporto tra committente e professionista è qualificabile come obbligazione contrattuale e, pertanto, i diritti derivanti godono di un termine ordinario di prescrizione di 10 anni.

Se ne deduce che:
– la richiesta di restituzione da parte del cliente può essere legittimamente formulata nel termine di 10 anni dal termine dell’incarico (cfr. art. 2946 del Codice civile);
– il termine massimo entro il quale vige l’obbligo per il professionista di conservazione della documentazione è parimenti di 10 anni dal termine dell’incarico.

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E TUTELA DEL PROFESSIONISTA – In tutti i casi, è certamente buona norma per il professionista – a conclusione dell’incarico – consegnare al cliente una copia della pratica svolta con gli elaborati e annessa documentazione, facendosi firmare, contestualmente, una ricevuta di avvenuta consegna/accettazione.
Quanto sopra anche e soprattutto a tutela del professionista stesso, segnalando in proposito che lo stesso legislatore all’art. 2235 del Codice civile – nel prescrivere che il prestatore d’opera non ha diritto a ritenere la documentazione ricevuta – chiarisce che detta ritenzione della documentazione del cliente può invece avvenire allo scopo di tutelare i diritti del professionista, in particolare a tutelare il diritto del prestatore a dimostrare l’opera svolta.

Considerando quindi il termine di prescrizione decennale come il termine oltre il quale non potranno più essere sollevate contestazioni sull’incarico, si può concludere che fino a tale termine il professionista ha il potere/dovere di conservare la documentazione (consegnandola se richiesto); decorso il termine il professionista dovrà invece evitare di ritenere la documentazione fornita dal cliente, potendo conservare solo copia degli elaborati e della rimanente documentazione.

Tratto da legislazione tecnica